Reserve su espacio comercial
Reglamento General Hotel Hilton
Las siguientes condiciones generales se aplican al alquiler de espacios para la realización de eventos. Si la persona que hace la reservación no es quien organiza el evento, deberá conllevar la responsabilidad con el organizador hacia el hotel.
Para los servicios gastronómicos se tomará como base el número de personas contratado. Los incrementos por debajo del 5%, no requerirán de un acuerdo con el hotel, en caso de exceder este porcentaje, deberá ser confirmados al hotel a más tardar 72 horas antes de la realización del evento.
Toda cartelería e indicadores para el evento se podrán exponer exclusivamente en el área de banquetes y en la entrada de convenciones del hotel.
No se podrán pegar ni colgar carteles de las paredes, vidrios, puertas, escaleras etc. del hotel.
El cliente proveerá los respectivos soportes para su cartelería.
El Departamento de seguridad realiza durante el día y la noche recorridos regulares por todas las instalaciones del hotel. Todo servicio adicional de seguridad deberá ser contratado por el cliente, quien deberá presentar:
- Copia de la autorización otorgada por la Policía de la Ciudad de Buenos Aires para trabajar en la zona.
- Lista con los nombres y números de documento de las personas que trabajarán como vigiladores.
Importante: La portación de armas está prohibida dentro de las instalaciones del hotel.
Deberán estacionarse en la vía pública (sobre la calle Juana Manso) para lo cual, el organizador deberá gestionar ante la Corporación Antiguo Puerto Madero la autorización correspondiente.
Los organizadores que prevén una concurrencia de más de 400 asistentes, deberán contratar el servicio de una ambulancia y/o guardia médica durante todo el horario del evento.
No está permitida la utilización de fuegos artificiales ni máquinas de humo en las instalaciones del Hotel.
El organizador debe presentar al hotel con un mínimo de 48 hs. previas al ingreso del vehículo una carta con datos del vehículo (marca, modelo, patente) y datos del propietario.
El ingreso debe realizarse con el tanque de combustible vacío y deben utilizarse fenólicos para el traslado y exhibición dentro del Hotel.
No está permitido ingresar al hotel elementos combustibles (garrafas, nafta dentro de tanques de los autos, etc.)
La aprobación escrita del hotel es requerida para el subalquiler de salones y otras áreas por parte del cliente.
Está prohibido fumar en las instalaciones del Hotel.
El valor correspondiente a SADAIC y AADICAPIF corre por cuenta del cliente.
Si el organizador o la persona que realiza el evento contraviene el acuerdo efectuado, o si el hotel tuviera razones para creer que la realización de dicho evento pone en peligro la eficiente operación de sus negocios, la seguridad o su
reputación, así como también por razones de fuerza mayor, éste puede vetar el evento sin prejuicio de sus derechos de acuerdo con las condiciones de Cancelación y Cumplimiento del contrato.
Montajes y desmontajes de salones y eventos
El organizador deberá presentar al hotel con 5 días laborables de anticipación la siguiente información:
- Nombre de las compañías subcontratadas para el armado del evento, y nombre de la persona responsable por cada compañía.
- Plano con el diagrama de los stands (si los hubiera), que deberá ser aprobado por el Jefe de Seguridad.
- Nombre de los expositores que participarán.
- Lista de todos los requerimientos que precisarán (materiales, cantidad de energía que utilizarán, cantidad de líneas de datos, teléfonos, internet, y audiovisuales, etc.)
- Listado del material que va a ingresaran al hotel.
- Programación detallada del evento.
- Cronograma, con horarios detallados, sobre cómo se llevará a cabo el montaje y el desmontaje.
- Para montajes especiales es obligatoria una reunión de coordinación con toda persona involucrada en el evento. Deberá realizarse en el hotel 96 hs. antes del evento.
- Número final de participantes.
Se deberá portar un remito que será controlado por el departamento de seguridad del hotel y registrado en su libro de ingreso y egreso de mercadería.
Los contratistas deberán entregar la siguiente información a seguridad del hotel:
- Nombre del evento.
- Salón del evento.
- Cantidad, tipo y modelo del material.
- Nombre del contacto encargado.
Horario de ingreso y/o egreso de material: 7:00 a 22:00hs por entrada ubicada en la Av. Juana Manso 751.
Los montajes y desmontajes que se realicen fuera de dicho horario deberán respetar las siguientes condiciones: La descarga de materiales deberá realizarse dentro del Dock de mercadería con la cortina cerrada, por esta razón el vehículo deberá ingresar por completo. El Dock está ubicado junto a la entrada de Seguridad y cuenta con 3 dársenas para descarga, cuyas medidas máximas son las siguientes:
- Altura máxima: 3.20 m
- Ancho máximo: 4.40 m
- Una dársena de largo máximo: 15m
- Una dársena de largo máximo: 8m
- Una dársena de largo máximo: 8m
En caso de que los mismos no cumplieran con los requisitos, no se permitirá la descarga de materiales para el montaje del evento.
Todo contratista recibirá un pase de visitantes, sin el cual no podrá ingresar ni transitar por el hotel.
Toda persona de montaje deberá circular por las áreas de servicio del hotel, no pudiendo utilizar los ascensores del centro de convenciones ni las escaleras mecánicas para transportar materiales.
- Ascensor de servicio: (4 ascensores)
- Peso max.: 1800Kgs
- Puerta: 1,20m x 2,10m de altura
- Cabina: 1,50m x 2,40m x 3,00m de altura (las barandas que están a 1m de altura y sobresalen 8cm)
- Montacargas: (1 uno) Acceso desde la recepción de Mercadería por Juana Manso
- Peso max.: 2500Kgs
- Puerta: 1,40m x 2,10m de altura
- Cabina: 2,70m x 3,50m x 3,00m de altura
- Monta vehículos: (1 uno) Acceso desde el Parking
- Peso max.: 2500Kgs
- Puerta: 2,20m x 2,10m de altura
- Cabina: 2,70m x 4,50m x 2,30m de altura
*Importante: el acceso al parking tiene una altura máxima de 2,00 m.
- Toda estructura (paneles, escenografías, escenarios, iluminación, sonido u otros) a ser armada en el espacio rentado y no podrá tocar directamente las alfombras, paredes, columnas y/o decoraciones del Hotel.
- Toda estructura (paneles, escenografías, stands etc.) deberá llegar al Hotel ya terminados. Se permite únicamente el montaje de las mismas.
- Está terminantemente prohibido pintar y realizar trabajos de carpintería dentro del salón.
- Es responsabilidad del cliente proveer material suficiente que proteja las instalaciones del Hotel (fenólico, alfombras, maderas etc.).
- No se permite clavar ni pegar material decorativo a las instalaciones del hotel (paredes, vidrios, puertas, etc.).
- Las alfombras del hotel deberán ser protegidas cuando los contratistas realicen todo tipo de trabajo dentro del salón, como así también en el caso de transportar elementos pesados.
- El traslado del material dentro del hotel estará a cargo del organizador del evento. Personal extra y/o material de transporte deberá pedirse con anticipación y será a cargo del cliente.
- En ningún momento se podrán cubrir, tapar, bloquear o dejar inaccesibles elementos de seguridad del hotel, tales como salidas de emergencias, hidrantes, avisadores de incendio, detectores de humo o sprinklers.
- Ningún tipo de instalación eléctrica será realizada sin la previa autorización del Departamento de Ingeniería o técnicos de banquetes del hotel.
- Toda instalación de equipamientos, escenarios u otros deberán estar bien presentados y en buen estado de acuerdo a la imagen del Hotel. El Hotel se reserva el derecho de corregir o negar presentaciones inaceptables.
- En el caso de utilizar plataformas elevadoras deberán colocar piso fenólico por debajo de las mismas.
- Está terminantemente prohibido para los trabajadores de contratistas fumar o consumir alcohol dentro del hotel.
- El Hotel no provee herramientas ni materiales de trabajo (plataformas elevadoras, carros para el traslado de material, zapatillas, adaptadores, escaleras, etc.).
El material podrá ingresar al hotel en los tiempos estipulados en el contrato de alquiler y deberá ser retirada indefectiblemente al finalizar el evento. El hotel no se responsabiliza por elementos olvidados o abandonados en sus instalaciones.
- Los eventos que utilizan el salón Atlántico o el salón Buen Ayre con armados especiales y/o exhibición deberán contar con 1 (un) volquete para los materiales de descarte, mientras que los eventos que utilizan el salón Pacífico deberán contar con 2 (dos) volquetes. Su Compañía deberá confirmar esta contratación oportunamente a la Coordinadora del evento.
- El hotel podrá cobrar un fee previo o al finalizar el evento para los casos de montajes especiales y/o exhibiciones que no contraten hayan contratado volquete por su cuenta.
La noche anterior al comienzo del evento, el responsable de Seguridad del Hotel verificará que el armado respete el plano pre-aprobado y no obstaculice las salidas de emergencia e hidrantes y no presente ningún tipo de riesgo. El Hotel se reserva el derecho de no abrir las puertas del salón en caso de no cumplir con los requisitos de seguridad
Reglamento para armado de stands
MEDIANERAS: la altura determinada es de 2,40 m con tolerancia máxima hasta 2,45 m.
ALTURAS MAXIMAS:
- Hasta 3,00 m siempre y cuando la elevación esté separada como mínimo a 50 cm de los espacios linderos.
- Hasta 3,50 m siempre y cuando la elevación esté separada como mínimo a 1,00 m de los espacios linderos.
IMPORTANTE: verificar en reglamento general del Hilton las dimensiones de montacargas para ingreso de materiales.
Recordamos que por disposición del Hilton No se permiten trabajos de pintura en el armado.
MEDIANERAS: la altura determinada es de 3,00 m en todos los casos.
ALTURAS MAXIMAS:
- Hasta 3,50 m siempre y cuando la elevación esté separada como mínimo a 50 cm de los espacios linderos.
- Hasta 4,00 m siempre y cuando la elevación esté separada como mínimo a 1,00 m de los espacios linderos.
IMPORTANTE: verificar en reglamento general del Hilton las dimensiones de montacargas para ingreso de materiales.
Recordamos que por disposición del Hilton No se permiten trabajos de pintura en el armado.
MEDIANERAS: la altura determinada es de 2,40 m con tolerancia máxima hasta 2,45 m.
ALTURAS MAXIMAS:
- Hasta 2,90 m siempre y cuando la elevación esté separada como mínimo a 50 cm de los espacios linderos.
IMPORTANTE: verificar en reglamento general del Hilton las dimensiones de montacargas para ingreso de materiales.
Recordamos que por disposición del Hilton No se permiten trabajos de pintura en el armado.
Todos los espacios se entregan con un toma corriente doble de 10 AMP, para un consumo máximo de 100W por m2 de stand.
Todos los stands que realicen instalaciones eléctricas para iluminación y o equipos deberán contar con su propio tablero con protección térmica y diferencial.
En caso de necesitar un mayor consumo eléctrico y o alimentación trifásica, deberá solicitarlo por mail a la organización, que lo proveerá con cargo a determinar el según requerimiento.
TODAS las personas que deban ingresar al hotel a trabajar tanto el día de armado como el día del evento, deben contar con ART o seguros por accidentes personales con cláusula de no repetición a favor de South Convention Center SA - CUIT 30-69218831-0 y a favor de la Asociación Argentina de Artroscopia CUIT: 30-66346579-8
Estos documentos, deben cargarse en el portal de control documentario de proveedores (Plataforma digital llamada Asetlix) del Hotel Hilton.
Para poder hacerlo, hay que crear una cuenta. Para registrarse, deben enviar un correo a la casilla
Allí van a cargar las nóminas de personal y documentación correspondiente y podrán observar el estado de la documentación, realizar actualizaciones, sin necesidad de enviar correos o imprimir.
Haga clic aquí el instructivo paso a paso de cómo hacerlo. Si tienen alguna duda, pueden consultarlo también al correo
A su vez, la documentación debe ser subida al link del drive de la Asociación Argentina de Artroscopia que será informado a su empresa por mail junto al horario de montaje y desmontaje.
Coordinador de expo comercial: Cristian Crivelli. Comunicación Visual
Coordinadora Hotel Hilton: Analia Castaldi
Coordinadora AAA: Laura Espósito